Kennismanagement op maat

Opdrachtgever

Een Nederlandse provincie.

Probleem

De serviceorganisatie van de provincie wil graag het interne kennismanagement vormgeven met als doel om vanuit één waarheid snel en juist een antwoord te kunnen geven op vragen van burgers en ondernemers. Hiervoor is de provincie op zoek naar de juiste tool. Voor de begeleiding van het selectietraject is een deskundige nodig met goede kennis van de markt voor kennismanagement-applicaties.

Oplossing

Effecta verzamelt alle eisen en wensen, zowel op functioneel en technisch vlak als op het gebied van service en support. Met deze voorwaarden wordt een marktonderzoek uitgevoerd en worden offertes bij diverse leveranciers aangevraagd. Deze worden beoordeeld en er wordt een voorselectie gemaakt, die uiteindelijk, samen met een afvaardiging van management en gebruikers, leidt tot een gewogen advies voor leveranciers en systeem selectie.

Met de gebruikers, het management en de leverancier wordt een implementatieplan opgesteld. Naast de technische ontwikkeling en inrichting van het systeem, wordt vooral ook ruime gemaakt voor het verzamelen, (her)schrijven en structureren van de kennis, het trainen van gebruikers en het inrichten van de kennisbeheerprocessen.

In een aantal fases, gebaseerd op klantbehoefte, worden kennisdomeinen en contactkanalen -telefoon, e-mail, social media- opgebouwd.

Resultaat

De opdrachtgever heeft een maatwerk kennismanagementsysteem. Alle relevante kennis is nu beschikbaar, vindbaar, bruikbaar en correct. De kennisorganisatie staat nu, met duidelijk kennismanagement in processen en rollen, goed op poten. De kennis wordt nu toegepast door enthousiaste, gekwalificeerde, gebruikers en er is een efficiënt serviceproces ontstaan met de mogelijkheid tot ondersteunende managementrapportages.